Правило оформления документов при увольнении

Оглавление:

Трудовая книжка

Трудовая книжка — важнейший документ сотрудника любого предприятия.
По трудовой книжке отслеживается профессиональная деятельность работника – продвижение по карьерной лестнице, причины увольнения с прежних мест работы, повышение образовательного уровня, получение благодарностей и поощрений. Именно в ней фиксируется стаж, с помощью которого начисляется будущая пенсия.

Трудовая книжка появилась в 18 веке во Франции, и стала использоваться в послереволюционной России с 1918 года. Почти сто лет этот документ фигурирует, как основной, при устройстве на работу.

Невзирая на то, что с 2017 года трудовые книжки должны выйти из обихода кадровых служб, для трудящихся, выходящих на пенсию, актуально корректное заполнение и отсутствие ошибок в профессиональном документе.

Любое мелкое несоответствие, обнаруженное при проверке инспекторами Пенсионного фонда, приведет к тому, что трудовой и страховой стаж сотрудника не будет зачтен при исчислении пенсии.

Структура трудовой книжки

Главный трудовой документ сотруднику выдается при самом первом устройстве на работу. ТК РФ обязует работодателя не позднее 5 дней после того, как новый сотрудник приступит к своим обязанностям, заполнить на него трудовую книжку. Все данные должны основываться на личных документах сотрудника – паспорте, дипломе или аттестате.

Трудовая книжка включает в себя три раздела:

  1. заглавная (титульная) часть;
  2. информация о трудовой деятельности;
  3. данные о поощрениях и награждениях.

Внесение исправлений в подразделы трудовой книжки производится в соответствии с нормативными документами:

  • Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» за № 225 от 16.04.2003г. (пункты с 26 по 30);
  • Инструкция Министерства труда РФ «О заполнении трудовых книжек»;
  • Трудовой кодекс РФ.

На первом развороте трудовой книжке прописываются исходные данные о ее владельце – Ф.И.О. и дата рождения, полученное образование по диплому или аттестату, присвоенная квалификация/профессия.

Каждый этап профессиональной деятельности сотрудника находит свое отражение во втором разделе трудовой книжки – сведениях о работе.

И почти половина трудовой книжки посвящена сведениям о награждениях и поощрениях работника. Наверняка не зря законодательством зарезервирован такой немалый объем — чтобы человек старался и добивался высоких результатов.

Приказ об увольнении: правила оформления + образцы для скачивания

Статьи по теме

Вы узнаете:

  • Какие формы приказа об увольнении можно использовать.
  • На какие спорные моменты следует обратить внимание.
  • Что нужно, чтобы приказ вступил в силу или был отменен.
  • Какие ошибки в приказе об увольнении оспариваются в суде.

Безошибочное оформление приказа об увольнении и правильное проведение последующих процедурных действий охраняет работодателя от возможных претензий со стороны работника в будущем.

Распорядительный акт для приказа об увольнении

Приказ об увольнении работника – документ, фиксирующий последнюю стадию трудовых отношений между работником и работодателем – прекращение действия трудового договора. Его издание является обязательным независимо от того, кто стал инициатором увольнения и какова была причина разрыва отношений. Приказ является основанием внесения записей в личную карточку и трудовую книжку, которые производятся в строгом соответствии. Также этот распорядительный акт прекращает действие трудового договора и запускает процедуру окончательного расчета.

Приказ об увольнении должен храниться в архиве предприятия, а в случае его ликвидации – в государственном архиве в течение 75 лет. Документ может понадобиться, например, для подтверждения стажа будущего пенсионера.

Локальные шаблоны приказа об увольнении

В 2004 году Госкомстат издал постановление, которым утвердил унифицированные формы документов по учету трудовой деятельности. Форма приказа об увольнении идет под номерами Т-8 и Т-8а. До 2013 года все предприятия и организации обязаны были использовать при расторжении договоров с сотрудниками только эти общепринятые формы. Разница между ними заключалась в том, что первый применялся при увольнении одного человека, а второй – в случае одновременного увольнения сразу нескольких работников.

Теперь Федеральный закон позволяет организациям разрабатывать свои шаблоны. Изменение было вызвано тем, что типовые формы не всегда подходили для отражения специфики трудовых отношений на конкретном предприятии, что создавало неудобства в ведении делопроизводства. Собственная форма обязательно утверждается приказом руководителя, что фиксируется в верхнем правом углу вместо утверждения Госкомстатом, поскольку тот не имел отношения к его разработке. Отсутствует код документа по Общероссийскому классификатору управленческой деятельности (ОКУД). Наименование организации может употребляться в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций, тогда ОКПО убирать не надо. Если используется сокращенное наименование, то ОКПО следует убрать.

Предприятие самостоятельно решает, использовать ему в делопроизводстве унифицированные формы приказов или разрабатывать свои. Данное правило не касается бюджетных организаций, в делопроизводстве которых возможна только унифицированная форма приказа об увольнении Т-8 и Т-8а.

Форма заполнения приказа в соответствии с законодательством

В больших организациях все приказы заполняют работники кадровой службы, в маленьких фирмах это делает либо сам руководитель, либо назначенное им лицо, на которое возлагается ответственность за ведение делопроизводства. Практически повсеместно заполнение происходит на компьютере, поэтому бланки приказов об увольнении хранятся в электронном виде.

В интернете можно найти образец приказа об увольнении. Но он не всегда помогает в конкретной ситуации, поэтому следует разобрать все нюансы. Для удобства используем таблицу:

Документы при увольнении

Статьи по теме

Какие еще документы, кроме трудовой книжки, должен выдать работодатель сотруднику при увольнении, эксперты рассказали в материале статьи.

Из статьи вы узнаете:

Обязательные документы, выдаваемые при увольнении

Увольнением сотрудника предполагает прекращение трудовых отношений с ним, оформляемое расторжением трудового договора. Действующее трудовое законодательство предусматривает достаточно обширный список возможных оснований для увольнения, зафиксированный в ст. 77 ТК РФ: в общей сложности он насчитывает 11 ключевых оснований для прекращений трудовых отношений и включает в себя указание на возможность применения дополнительных причин в случае, если они предусмотрены Трудовым кодексом или иными нормативными документами.

Скачайте документы по теме:

При этом вне зависимости от того, какая именно причина послужила основанием для принятия решения об увольнении работника, и кто был инициатором такого решения, для его оформления необходимо применять общий порядок, установленный ст. 84.1 ТК РФ. Например, он используется в том числе для определения перечня документов при увольнении по собственному желанию. В соответствии с этим разделом ТК, в день увольнения работодатель обязан выдать работнику следующие документы:

  • общая сумма заработка работника за полные два календарных года, предшествующих году увольнения;
  • общая сумма заработной платы сотрудника за текущий календарный год — при условии, что на весь указанный объем денежных средств были в установленном порядке уплачены страховые взносы;
  • количество дней отсутствия сотрудника на работе с сохранением заработной платы, включая нахождение на больничном, в отпуске по беременности, родам или уходу за ребенком, а также период освобождения от работы по различным основаниям;

Обратите внимание! Перечисленные документы работодатель обязан выдать увольняющемуся работнику без его дополнительной просьбы.

Выдача дополнительных документов при увольнении в 2017 году

В случае, если по тем или иным причинам работнику требуются другие документы, связанные с периодом его работы в данной организации, при увольнении он имеет право запросить копии таких бумаг. Для того, чтобы уведомить организацию, какие документы нужны при увольнении, и получить их, ему необходимо обратиться к работодателю с соответствующим письменным заявлением.

В целях подтверждения достоверности таких документов они должны быть заверены в соответствии с порядком, предусмотренным Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст, утвердившим ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Работникам кадровых служб следует учитывать, что с 1 июля 2018 года данный ГОСТ утрачивает силу по причине вступления в силу Приказа Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст утвердившего ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Обратите внимание! Все необходимые работнику копии документов передаются ему бесплатно.

Дополнительные документы при увольнении

Для того, чтобы определить, какие дополнительные документы выдаются при увольнении, следует проконсультироваться с положениями статей 62 и 84.1 ТК РФ. В соответствии с их содержанием можно констатировать, что работник при увольнении имеет право потребовать от работодателя предоставления следующих документов:

  1. копия приказа об увольнении сотрудника, заверенная в соответствии с правилами ГОСТ Р 6.30-2003;
  2. копия приказа о приеме данного сотрудника на работу в организацию;
  3. копия приказа о переводе сотрудника на другую работу;
  4. заверенная в установленном порядке выписка из трудовой книжки;
  5. справка о доходах по форме 2-НДФЛ, которая может потребоваться для получения банковского кредита или иных целей. В настоящее время форма такой справки утверждена Приказом ФНС России от 30.10.2015 N ММВ-7-11/[email protected];
  6. справка о доходах за последние три месяца работы в данной компании, которая может потребоваться при оформлении статуса безработного в органах занятости в соответствии с порядком, предусмотренном п.2 ст.3 Закон РФ от 19.04.1991 N 1032-1;
  7. копии других приказов и распоряжений, касающихся трудовой деятельности сотрудника, например, предоставления ему отпуска и проч.

Выдача документов при отсутствии сотрудника на рабочем месте

В некоторых случаях обстоятельства могут сложиться так, что непосредственно в день увольнения работник отсутствует на рабочем месте, и, таким образом, работодатель не имеет возможности передать ему трудовую книжку и определить, какие документы выдают при увольнении в данном случае. В этом случае ему следует направить в адрес сотрудника сообщение о том, что ему необходимо появиться на работе, чтобы забрать документы, либо согласиться на их отправку посредством почтовой связи.

Свое согласие на почтовую отправку работник должен подтвердить в письменной форме. Аналогичный порядок действует в случае, если сотрудник отказался получить пакет документов в день увольнения. Такие правила поведения работодателя в данной ситуации установлены ст. 84.1 ТК РФ и п. 2 приложения № 2 к Приказу Минтруда от 30.04.2013 N 182н.

Обратите внимание! Если уволившийся работник, пока не получивший трудовую, обратился к работодателю с письменным заявлением о ее выдаче, такое заявление должно быть удовлетворено в трехдневный срок.

Ответственность работодателя за задержку в выдаче документов

Вопрос о том, какие документы должны выдать при увольнении, и каковы сроки их предоставления, предполагает, что обязанности работодателя в этом отношении контролируются законодательно. В случае их нарушения к нему могут быть применены установленные меры ответственности. При этом порядок их применения будет зависеть от того, какие именно обстоятельства сопровождали нарушение сроков выдачи требуемых документов.

Так, в общем случае к работодателю, который знал, какие документы отдают при увольнении, но не выдал их увольняющемуся работнику, будут применены положения ст. 5.27 ТК РФ. В частности, на должностное лицо, ответственное за это нарушение, может быть наложен штраф размером от одной до пяти тысяч рублей: как правило, в роли этого должностного лица выступает руководитель кадровой службы. Кроме того, денежный штраф в более крупном размере может быть наложен и на саму организацию: согласно закону, он составляет от 30 до 50 тысяч рублей.

В некоторых случаях невыдача трудовой книжки или других документов, выдаваемых при увольнении, может стать причиной сложностей с дальнейшим трудоустройством для работника. В этом случае работодателю придется возместить бывшему сотруднику весь объем заработной платы, которая была недополучена специалистом по его вине. При этом в большинстве случаев периодом, за который организация должна будет возместить работнику не полученный заработок, будет считаться срок, начинающийся со дня, когда работодатель должен был выдать трудовую, до дня, когда он фактически передал ее работнику.

Обратите внимание! Аналогичный порядок будет применяться в случае внесения некорректной или недостоверной записи в трудовую книжку работника.

Освобождение работодателя от ответственности за несвоевременную выдачу документов при увольнении

Ст. 84.1 ТК РФ устанавливает ряд случаев, когда работодатель может быть освобожден от ответственности за нарушение установленных сроков выдачи документов при увольнении. К ним относятся следующие обстоятельства:

Таким образом, вопрос о том, какие документы должны выдать при увольнении, предполагает ответ, распространяющийся достаточно далеко за рамки стандартного пакета, включающего трудовую книжку, справку о зарплате и информацию об уплате страховых взносов. Значительная роль в определении перечня документов, которые работодатель будет обязан предоставить работнику, зависит от самого увольняющегося сотрудника: по его заявлению организация должна будет подготовить и передать ему все необходимые копии документов, связанных с периодом работы на данном предприятии, причем сделать это необходимо на бесплатной основе. Кроме того, все они должны быть заверены в порядке, установленном соответствующим государственным стандартом.

Компенсация при увольнении по собственному желанию: размер, условия, сроки выплаты

При увольнении по собственному желанию работодатель выплачивает сотруднику компенсацию за неиспользованные дни отпуска, а также средства за фактически отработанное время до дня сложения полномочий. Важно правильно и в надлежащие сроки произвести расчет, а также соблюсти порядок документального оформления процедуры, чтобы избежать проблем в будущем.

Взаимные обязательства между сотрудником и работодателем, как и процесс сложения полномочий, регулируется Трудовым кодексом. Увольнение по данному основанию – один из самых распространенных способов расторжения контракта. Воспользоваться возможностью покинуть свое место работы в любое время и независимо от срока действия договора – это реализация права гражданина на свободный труд. Работодатель не может препятствовать желанию сотрудника покинуть его место работы, но вправе обязать его отработать две недели до увольнения. Этот срок может быть увеличен только в строго регламентированных законодательством случаях.

Сам сотрудник имеет право передумать покидать свое место трудоустройства в течение двух недель, если на его место еще не приглашен другой человек. В таком случае он продолжает деятельность в организации, само увольнение и расчет не производятся.

Ликвидация взаимных обязательств по инициативе работника не предполагает особой компенсации при увольнении, к примеру, за расторжение трудового договора. Сотрудник может получить только фактически заработанные им денежные средства. Обязанность работодателя – произвести расчет в полном объеме и в установленный срок.

Порядок увольнения

Возможность расторгнуть контракт по собственной инициативе установлена статьями 77 и 81 ТК РФ. Согласно этому нормативному акту и обычаям, сложившимся в ходе реализации данной процедуры, увольнение в 2017 году производится согласно следующему алгоритму:

  1. Инициатором процедуры выступает сотрудник. Он должен уведомить руководство предприятия о желании покинуть занимаемую должность в письменном виде. В большинстве случаев оформляется заявление. Оно может быть составлено в свободной форме, но на предприятиях, как правило, существует образец, который адаптируется под каждую конкретную ситуацию. В тексте заявления сотрудник указывает основание: «по собственному желанию», но имеет право не объяснять причин, побудивших его принять подобное решение. При определении даты сложения полномочий необходимо учитывать обязанность отработать две недели.
  2. Факт уведомления подтверждается также и работодателем в виде резолюции руководителя на заявлении. По согласованию с начальством, срок отработки может быть сокращен. Если руководство предприятия рассматривает подобный вариант, сотрудник может быть уволен в тот же день.
  3. Работодатель оформляет приказ о расторжении контракта, в котором в обязательном порядке указывается причина увольнения со ссылкой на соответствующий пункт статьи 77 ТК РФ.
  4. В последний день работы заполняется личная карточка, вносится запись в трудовую книжку. Также работодатель должен оформить иные документы, которые выдаются увольняющемуся лицу.
  5. В этот же день производится расчет. Предприятие обязано выдать увольняющемуся все причитающиеся ему денежные средства. Если сотрудник отработал две недели после подачи заявления, этот период также оплачивается.
  6. Сотруднику выдаются на руки и под личную подпись все необходимые бумаги, в том числе и трудовая книжка.

Важно! Работодателю целесообразно произвести полный расчет с сотрудником и отдать ему трудовую книжку с корректной записью вовремя, независимо от того, какие сложились отношения с ним на момент увольнения. За задержку документов или отказ от выплаты компенсаций предприятие может быть оштрафовано в соответствии с действующим законодательством.

Выплаты, положенные увольняющемуся сотруднику

Какие выплаты положены сотруднику в обязательном порядке:

  • невыплаченная заработная плата за фактически отработанные дни;
  • компенсация за дни отпуска, которыми увольняющийся не воспользовался.

Зарплата рассчитывается из количества фактически отработанных дней, включая обязательный период и день увольнения, который также считается рабочим.

Компенсация за неиспользованные дни отпуска должна рассчитываться по всем видам периодов отдыха, установленных законодательством. Сотруднику выплачиваются средства за основной, дополнительный отпуск. Если в коллективном договоре содержатся другие виды отдыха с сохранением заработной платы, гражданину должна быть перечислена компенсация и за них.

Главной задачей работника, определяющего сумму отпускной компенсации, является определение количества дней отдыха, положенных увольняющемуся. А также определение средней суммы заработка. Из расчетного периода в 2017 году исключаются следующие дни:

  • отпуска без сохранения заработной платы;
  • пропусков рабочих дней без уважительных причин;
  • периода отпуска по уходу за детьми;
  • не допуска к работе по причине отсутствия результатов медицинского обследования, нарушения условий охраны труда.

Законодательство оставляет за сотрудником право расторгнуть договор в последний день отпускного периода.

Если положенных сотруднику дней отдыха нет, то и компенсация при увольнении по собственному желанию выплачена не будет. Если увольняющийся брал дни отдыха с сохранением содержания авансом и не отработал положенный период, руководство предприятия вправе удержать денежные средства за них из выплат.

При этом должны соблюдаться требования статьи 138 Трудового кодекса. В 2017 году работодатель, независимо от суммы, на которую набрал отпускных дней увольняющийся сотрудник, не вправе удерживать за это больше 20% от заработной платы. Сам работник может компенсировать остаток добровольно или принудительно, по результатам судебного разбирательства, если предприятие решит взыскать с него убытки.

О том, положено ли выходное пособие при подобном способе прекращения действия контракта, можно узнать из коллективного договора. Законодательство не устанавливает обязанности перечисления подобных выплат, если работник увольняется по собственной инициативе. Но работодатель может предусмотреть такую компенсацию в локальном нормативном акте. В таком случае он обязан будет ее перечислить. На практике работодатели крайне редко указывают в коллективных договорах обязанность выплатить пособие при расторжении контракта по инициативе сотрудника, поскольку это связано с дополнительными расходами.

Сроки расчета с увольняющимся и налогообложение выплат

Срок, в который руководство предприятия рассчитывается с работником, указан в ст. 140 ТК РФ. Независимо от основания ликвидации взаимных обязательств между сторонами, увольняющемуся должны быть выплачены все денежные средства в день сложения полномочий. Если гражданин отрабатывает две недели, ему перечисляются компенсационные выплаты по истечении этого периода.

Увольнять сотрудника можно и без отработки. В таком случае в заявлении должна быть указана конкретная дата сложения полномочий, и именно в этот день производится расчет. Если увольняющийся отсутствует на рабочем месте в день увольнения по каким-либо причинам, денежные средства ему должны быть выданы на следующий день после его просьбы об этом.

С выплат, которые полагаются сотруднику, работодатель отчисляет НДФЛ по стандартной ставке и взносы в ПФР. Если коллективным договором предусмотрено выходное пособие при расторжении трудового договора по данному основанию, оно не облагается обязательными сборами. Это правило действует, если сумма компенсационной выплаты не превышает трех заработных плат. Если выходное пособие выплачивается в большем объеме, обязательные сборы начисляются на сумму превышения данного лимита.

Документы при увольнении от работодателя 2018

Увольнение сотрудника с постоянного места работы требует определенной работы с документами. Работодатель обязан обеспечить работника серией документов, выдачу которых предписывает трудовое законодательство. Правила выдачи документов при увольнении от работодателя 2018 регламентируются статьей 84.1 Трудового кодекса.

Какие документы требуется при увольнении

При расторжении трудового договора работодатель, помимо трудовой книжки, обязан выдать работнику согласно ст.140 ТК РФ полный пакет документов.

Если есть необходимость, при увольнении на руки может быть выданы заверенные их копии. Это облегчит дальнейшее трудоустройство.

Список документов включает в себя:

  1. Справку о зарплате за два истекших года.
  2. Трудовую книжку.
  3. Медицинскую книжку (выдается при ее наличии).
  4. Справку СЗВ-СТАЖ (допускается предоставление копии).
  5. Справку СЗВ-М (допускается предоставление копии).
  6. Справку по страховым взносам (допускается предоставление копии).
  7. ДСВ-3 (данные из страховой компании; предоставляются в том случае, если работник делал отчисления на накопительную часть будущей пенсии).

Кроме того, увольняющийся работник может подать заявление на предоставление следующих справок, которые понадобятся ему в поисках дальнейшей работы.

К ним относятся:

  • приказ о приеме на работу (допускается предоставление копии);
  • 2-НДФЛ;
  • приказ по предприятию о переводе на другую должность (если таковой имел место);
  • приказ по предприятию об увольнении;
  • справку о зарплате (требуется для предоставления в региональный центр занятости).

Правила заполнения трудовой книжки при увольнении

Для каждого работающего человека трудовая книжка является основным документом. Она не только фиксирует количество отработанных лет, но и все внутрикорпоративные назначения. Данный документ содержит также записи о поощрениях или порицаниях.

Он же является основным документом при увольнении от работодателя. Информация о причинах разрыва трудовых соглашений вносится в соответствии с формулировками Трудового кодекса. При этом в отделе кадров обязаны сделать ссылку на нужную статью или часть статьи.

Кроме того, увольняющийся сотрудник должен проследить за тем, чтобы в трудовой книжке были грамотно заполнены все столбцы:

  1. Номер текущей записи (порядковый). Определяется числом предшествующих записей.
  2. Дата увольнения с настоящего места работы. Отдел кадров должен записать не только год увольнения, но также число и месяц.
  3. Основание для увольнения, согласно Трудовому кодексу. В отделе кадров должно быть внесено разъяснение, на основании чего сотрудник увольняется. При этом предписывается приведение ссылки на соответствующую статью Трудового кодекса (сокращения не допускаются).
  4. Реквизиты приказа. В отделе кадров обязаны указать номер и дату приказа по предприятию об увольнении данного сотрудника.

Вышеперечисленные записи должны быть удостоверены подписью работодателя либо же его заместителя. Допускается удостоверение записи об увольнении начальником отдела кадров. Ниже проставляется подпись увольняемого сотрудника.

Как правило, трудовая книжка выдается на руки непосредственно в день увольнения. Этот факт удостоверяется в журнале отдела кадров, где фиксируется перемещение по предприятию трудовых книжек.

Иногда вслед за увольнением следует плановый отпуск. Это обязывает представителя отдела кадров выдать трудовую книжку не в день увольнения, а в последний день работы. Факт предоставления планового отпуска не влияет на дату выдачи книжки.

Справки, предоставляемые сотруднику в момент увольнения в текущем году

Основной справкой, выдаваемой при увольнении, является справка о заработке за два истекших календарных года. Форма данной справки оговаривается в министерском приказе №182 от 30 апреля 2013 года. Данный документ включает в себя 4 раздела.

В них должны отражаться сведения, касающиеся:

  1. Самого сотрудника.
  2. Организации, ИП или учреждения.
  3. Выплат (в том числе страховых отчислений; важно каждую выплату сопровождать указанием даты; сведения о дате выплат фиксируются в отдельной строке — по годам).
  4. Общего числа дней, пропущенных по болезни или ввиду полученной травмы, при сохранении заработной платы (страховые отчисления не учитываются в данном пункте; информация вносится за каждый год и фиксируется в отдельных строках).

Все вышеперечисленные сведения заполняются на основе данных бухгалтерского учета. Учитывается также периодическая отчетность, предоставляемая в различные фонды.

При этом сотрудники бухгалтерии должны ориентироваться на ограничения, согласно которым начисляются страховые взносы. Имеется в виду ежегодный лимит для начислений.

Например, в Пенсионный фонд отчисляются взносы:

  • согласно лимиту: 22% по тарифу;
  • помимо лимита: 10% по тарифу.

Все вышеперечисленные сведения относятся к исключаемым периодам. К ним также относятся сведения, касающиеся числа дней нетрудоспособности.

В этом случае действует правило, актуальное для исключаемых периодов, каждый из которых:

  • должен заноситься отдельной строкой;
  • имеет временные рамки (то есть, сопровождается датой начала и датой конца).

Важно, что общее количество дней нетрудоспособности вносится как цифрами, так и прописными буквами.

При этом исключаемый период по нетрудоспособности должен соответствовать общепринятым формулировкам:

Форма заполняется вручную. Разрешается использование синей или черной шариковой ручки. Более современным является вариант со скачанным бланком 182н. Он сдается в электронном формате.

Справка №182н должна удостоверяться подписью руководителя и главным бухгалтером. При этом подписи ответственных лиц должны четко просматриваться за круглой печатью компании или учреждения.

Правила предоставления основных документов при увольнении

Для получения 2-НДФЛ подается специальное заявление. Если по какой-то причине данная справка утрачена, работник имеет право подать повторное заявление.

Кроме того, увольняющийся сотрудник имеет право попросить предоставить ему копию важных документов.

В частности, по требованию предоставляется:

  • приказ о приеме на работу;
  • приказ об увольнении;
  • справка о заработной плате;
  • приказ о переводе на другую должность.

Все вышеперечисленные документы по требованию предоставляются в форме ксерокопий, каждое из которых заверяется подписью ответственного лица.

Эти же правила актуальны для выдачи заверенных копий СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ. Заполнение форм возможно как чернилами, так и шариковой ручкой. Исключается заполнение формы красным и зеленым цветами.

Для заполнения данных справок существуют определенные правила:

  • СЗВ-СТАЖ оформляется, согласно постановлению Пенсионного фонда №3п от 2017 года;
  • СЗВ-М заполняется по форме, которая утверждена постановлением Пенсионного фонда №83п от 2016 года.

Расчет по страховым взносам при увольнении заполняется по скачанному образцу. В форме обязательно указываются персональные данные увольняемого сотрудника.

К ним относятся:

  • фамилия, имя, отчество и дата рождения;
  • гражданство (если имеется 2 гражданства, то это должно быть отражено в документе);
  • ИНН и СНИЛС;
  • серия паспорта;
  • номер паспорта;
  • пол;
  • признак, на основании которого лицо считается застрахованным.

Форма заполняется вручную (но допускается также заполнение в электронном формате). Если документ заполняется вручную, то при внесении данных запрещается выходить за края клеток или соприкасаться с их границами.

Наконец, увольняемому сотруднику выдается на руки ДСВ-3. Форма заполнения оговаривается в постановлении Пенсионного фонда №482п от 2016 года.

Штрафные санкции, налагаемые на работодателя в случае нарушения правил выдачи документов во время увольнения работника

Четкое соблюдение буквы закона при выдаче обязательных документов при увольнении от работодателя в 2018 структурирует и систематизирует сложный процесс учета данных на каждого сотрудника. Процедура увольнения осуществляется «по шаблону» благодаря стандартизации требований.

Обязательства работодателя регламентируются службой Трудовой инспекции. В случае нарушения предписанных нормативов инспектора надзорных органов имеют право наложить штраф как на самого руководителя, так и на организацию в целом.

Согласно статье №5.27 КоАП РФ в части 1-й, налагаемые штрафы составляют:

  • для индивидуального предпринимателя: от 1000 до 5000руб;
  • для должностного лица (руководителя предприятия или для руководителя отдела кадров): от 1 000 до 5 000 руб.;
  • для организации или учреждения от 30 000 до 50 000 руб.

Более высокие штрафы налагаются при установленном факте повторного нарушения в этой области.

В этом случае размеры штрафов доходят до:

  • для индивидуального предпринимателя: от 10 000 до 20 000 руб.;
  • для должностного лица (руководителя предприятия или руководителя отдела кадров): от 10 000 до 20 000 руб.; в отдельных случаях предписывается профессиональная дисквалификация до 3-х лет, согласно статье №5.27 КоАП РФ;
  • для организации или учреждения: от 50 000 до 70 000 руб.

Строгость в вопросах выдачи документов при увольнении от работодателя объясняется тем, что от скрупулезности выполнения правительственных нормативов зависит четкость последующих начислений пенсий и страховых выплат. Несоблюдение буквы закона в этом отношении чревато длительными разбирательствами, когда сотрудник выходит на пенсию.

При начислении любых компенсаций и субсидий от государства учитываются и рассматриваются все имеющие место факторы стажа и периоды исключения из него, а также суммированные данные по страховым взносам в разные периоды.

Правило оформления документов при увольнении

Документация по личному составу (кадрам, персоналу) — совокупность документов, в которых зафик

txt fb2 ePub html

на телефон придет ссылка на файл выбранного формата

Шпаргалки на телефон — незаменимая вещь при сдаче экзаменов, подготовке к контрольным работам и т.д. Благодаря нашему сервису вы получаете возможность скачать на телефон шпаргалки по документоведению и делопроизводству. Все шпаргалки представлены в популярных форматах fb2, txt, ePub , html, а также существует версия java шпаргалки в виде удобного приложения для мобильного телефона, которые можно скачать за символическую плату. Достаточно скачать шпаргалки по документоведению и делопроизводству — и никакой экзамен вам не страшен!

Не нашли что искали?

Если вам нужен индивидуальный подбор или работа на заказа — воспользуйтесь этой формой.

Личное дело — совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовом стаже.

Правильность внесенных в титульный лист сведений проверяет владелец трудовой книжки (работник) и заверяет своей подписью. В титульном листе предусматривается еще одна подпись — лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, которую он должен ставить разборчиво.

Содержательная часть трудовой книжки имеет табличную форму (рис. 6.5.1), включающую четыре графы: порядковый номер записи, дата (число, месяц, год), информация о работе, основания внесения записи. Без табличной формы, обычно с помощью специального штампа, заносятся сведения о назначении пенсии.

Заполняя трудовую книжку при приеме на работу, особенно еще не работавшим выпускникам учебных заведений и бывшим военнослужащим, специалист кадровой службы должен до внесения записи о приеме на работу выяснить, имеются ли у работника документы, подтверждающие периоды обучения, службы или другой деятельности, включаемой в трудовой стаж и/или не прерывающий стаж работника. К такой информации (п. 2.17 Инструкции) относятся сведения:

о времени службы в составе Вооруженных Сил, в органах государственной безопасности, разведки, внутренних дел, во всех видах охраны;

времени обучения в профессионально-технических и других училищах, на курсах, факультетах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров;

времени обучения в высших и средних специальных заведениях (включая и время работы в студенческих отрядах, на производственной практике и при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики);

работе в качестве члена колхоза.

Каждая из записей должна быть пронумерована и иметь основания ее внесения (военный билет, справки и т.д.).

Сведения о работе в данной организации нумеруются и датируются.

Датами записей являются даты приема, перевода или увольнения, взятые из приказов по личному составу.

При заполнении графы 3 трудовой книжки, куда заносятся сведения о работе, сначала в виде заголовка, без номера и даты должно быть указано полное наименование организации в соот-ветствии с ее уставом. Оно может быть проставлено специальным штампом или от руки. Ниже, без пропуска строки, пишется информация о приеме на работу под очередным порядковым номером, с соответствующей датой и ссылкой на приказ.

Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров.

В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка.

Личное дело — совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовом стаже.

В состав личного дела входят следующие документы:

внутренняя опись документов;

анкета или личный листок по учету кадров;

копии документов об образовании;

копии документов об утверждении в должности;

характеристики или рекомендательные письма;

трудовой контракт (договор);

копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

дополнение к личному листку по учету кадров;

справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

Внутренняя опись документов содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела, его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты (рис. 1).

Порядок расположения документов в личном деле указан в Единой государственной системе делопроизводства: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; анкета, листок по учету кадров; автобиография; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении); дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному делу по учету поощрений; справки и другие документы, относящиеся к данному лицу.

При формировании личного дела в него помещают копии документов об образовании (аттестат, диплом, сертификат и др.) Копии можно снимать только с подлинников этих документов.

Копии документов об утверждении в должности помещаются в личные дела руководителей фирмы. Это может быть копия протокола заседания Совета директоров или учредителей фирмы ли-бо копия протокола собрания акционеров, избравшего или утвердившего своим решением назначение должностного лица.

В том случае, если при приеме на работу или при утверждении в должности представлялись характеристики или рекомендательные письма, они также подшиваются в личное дело работника.

Трудовые контракты (договоры), заключенные с работником, могут входить в состав документов личного дела или храниться отдельно, в личное дело помещается полностью оформленный, подписанный директором и работником, заверенный печатью экземпляр контракта.

Копии приказов о наложении взыскания, поощрениях, изменении фамилии и т.д. в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не поме-щаются.

Справки с места жительства, медицинские справки о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел.

На обложке личного дела сверху вниз располагаются следующие реквизиты:

наименование организации (подведомственность не указывается);

номер личного дела;

фамилия, имя, отчество (полностью в именительном падеже);

дата начала личного дела (день поступления);

дата окончания личного дела (день увольнения);

количество листов (указывается из листа — заверителя дела);

Личные дела хранятся в службе кадров отдельно от других дел, ответственность за их хранение возлагается на руководителя службы кадров.

Документы личного дела желательно помещать в папку-регистратор.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности.

Перечень унифицированных форм распорядительных документов по учету труда приводится в нижеследующей таблице.

Приказ о приеме на работу Т-1, Т-1а

Для оформления и учета лиц, принимаемых на работу по трудовому договору, применяют две унифицированные формы приказа (распоряжения) о приеме на работу: форму № Т-1 составляет лицо, ответственное за прием, на одного работника, № Т-1 а — на группу работников.

В них указывают коды организации и формы приказа; наименование структурного подразделения; должность (специальность, профессию); фамилию, имя, отчество работника; срок действия трудового договора; табельный номер; срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу; условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). При заключении с работ-ником (работниками) трудового договора на неопределенный срок в реквизитах «Дата» (форма № Т-1) или «Период работы» (форма № Т-1а) строку (графу) «по» не заполняют.

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляют работнику (работникам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) работник кадровой службы вносит запись в трудовую книжку о приеме на работу и заполняет соответствующие сведения в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2ГС), а в бухгалтерии открывают лицевой счет работника.

Приказ о переводе на другую работу Т-5, Т-5а

Перевод на другую работу оформляется индивидуальным приказом по форме № Т-5 или № Т-5а, включающим в себя следующую информацию:

 условия труда на прежнем и новом месте работы (участок работы, профессия, должность, размер ставки, оклада и т. д.).

Поскольку унифицированная форма не содержит отражающих процедуру перевода реквизитов, она требует составления дополнительных документов — листка прохождения инструктажа, листка медицинского осмотра, справки о несданных материальных ценностях и т. д.

Приказ подписывает руководитель организации (учреждения) и визируют начальники структурных подразделений прежнего и нового мест работы. Обязательное требование — подпись работника, подтверждающая его согласие с переводом.

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении Т-10а

К кадровой документации относятся и документы о командировании работников.

Первым документом является форма № Т-10а — служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. На основании этого документа будет издаваться приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку. Служебное задание подписывается руководителем подразделения и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом. Этот же документ — форма № Т-10а — содержит и отчет о выполнении задания, что очень удобно и сокращает количество создаваемых документов.

Приказ о направлении в командировку Т-9, Т-9а

После оформления задания готовится проект приказа о направлении сотрудника в командировку. Если командируется один человек, приказ готовится по унифицированной форме № Т-9, если одновременно направляются несколько работников, используется форма № Т-9а. Приказ о направлении в командировку составляет работник кадровой службы, подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо.

В приказе должны быть указаны: фамилия, имя, отчество; должность командируемого; структурное подразделение; цель, время и место командировки. При необходимости могут быть указаны также источники оплаты командировочных расходов или другие условия направления в командировку.

Командировочное удостоверение Т-10

После подписания приказа о командировании выписывается командировочное удостоверение по форме № Т-10.

Так как командировочные расходы оплачиваются по суткам, командировочное удостоверение является тем учетным документом, в котором фиксируется время прибытия сотрудника в пункт назначения и время выбытия из него. При этом отметки о приезде и отъезде делаются в каждом пункте назначения и заверяются не только подписью ответственного должностного лица, но и печатью. Чаще всего командировочное удостоверение прибывших в организацию сотрудников оформляет секретарь.

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре и регистрируется в журнале.

График отпусков Т-7

Оформляется отпуск серией документов, которую открывает график отпусков, составляемый на каждый календарный год (форма № Т-7). График отпусков визируется руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений, согласовывается с выборным профсоюзным органом (при его наличии) и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом. Составляется график отпусков обычно в 3 экземплярах: один остается у работника, ведущего кадровую документацию, другой передается в бухгалтерию, а третий в виде выписки передается в структурные подразделения.

Приказ о предоставлении отпуска Т-6, Т-6а

При оформлении приказа на отпуск конкретному работнику используется унифицированная форма № Т-6. В том случае, если в отпуск оформляется сразу несколько работников, составляется приказ по унифицированной форме № Т-6а, что характерно для периода летних отпусков, и особенно в учебных заведениях.

Приказ о предоставлении отпуска по форме № Т-6 или № Т-6а составляется работником кадровой службы или уполномоченным на это лицом, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под расписку. На его основании делают отметки в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2ГС) и лицевом счете, а также производят расчет заработной платы за отпуск.

Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) Т-8, Т-8а

На основании личного заявления или служебной записки составляется проект приказа. Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора имеет унифицированную форму № Т-8 при увольнении одного работника и № Т-8а — нескольких работников.

В приказах об увольнении обязательно указываются причины ухода с работы со ссылкой на статью ТК РФ. Приказ после подписания регистрируется. Увольняемый работник знакомится с приказом и ставит свою визу. Копия приказа помещается в личное дело.

Приказ (распоряжение) о поощрении T-11, Т-11а

Существуют унифицированные формы приказов о поощрении: форма № T-11 — «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», издаваемый на одного работника, и форма № Т-11а — «Приказ (распоряжение) о поощрении работников», которая применяется, когда поощряется сразу несколько человек. Основанием для составления таких приказов служит докладная записка (представление) руководителя структурного подразделения, в котором работает поощряемый работник. Поощряемый знакомится с приказом, ставя свою роспись на первом экземпляре до-кумента. Далее, на основании приказа работник кадровой службы вносит соответствующие записи в личную карточку работника (форма № Т-2 или № Т-2ГС) и в трудовую книжку.

Личная карточка Т-2

Личная карточка — основной документ по учету персонала предприятия, который отражает все необходимые сведения о личности работника и его трудовой деятельности. Личные карточки образуют картотеку личного состава и располагаются в ней, в зависимости от количества работающих, либо в алфавитном порядке, либо по структурным подразделениям. Карточка состоит из 4 страниц, содержащих тематические блоки. Первая и вторая страницы заполняются при поступлении на работу и содержат общие сведения о работнике; третья и четвертая заполняются в процессе работы.

Личную карточку работника (форма № Т-2) заполняет работник кадровой службы на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1а); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может быть предусмотрена необходимость предъявления дополнительных документов.

При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 формы указывают степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем». Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывают на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов. При изменении сведений о работнике после его назначения или перемещения по работе (изменение фамилии, семейного положения, образования и т. д.) в его личную карточку вносят на основании соответствующих документов (паспорт, трудовая книжка, военный билет и т. д.) соответствующие данные, которые работник кадровой службы заверяет своей подписью.

При увольнении (освобождении) работника в его личной карточке проставляют дату, номер приказа и причину увольнения (освобождения), после чего карточку сдают в архив. Срок хранения составляет, как правило, 75 лет.

Похожие вопросы

  • . (трудовыекнижки, личныеделасотрудников, унифицированные.
    Правилаоформленияосновныхкадровыхдокументов (трудовыекнижки, личныеделасотрудников, унифицированныеформы).
  • Документоведение и делопроизводство — Состав и виды кадровой.
    Правилаоформленияосновныхкадровыхдокументов (трудовыекнижки, личныеделасотрудников, унифицированныеформы). ТрудоваякнижкаТрудоваякнижкаосновнойдокумент, подтверждающих общий, непре.
  • . и делопроизводство — Особенности оформлениядел по личному составу
    Правилаоформленияосновныхкадровыхдокументов (трудовыекнижки, личныеделасотрудников, унифицированныеформы).
    Личноедело — совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовом стаже.
  • Шпаргалки по документоведению и делопроизводству
    Правилаоформленияосновныхкадровыхдокументов (трудовыекнижки, личныеделасотрудников, унифицированныеформы).
    Личноедело — совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовом стаже.
  • Русский язык и культура речи — ПРАВИЛАОФОРМЛЕНИЯДОКУМЕНТОВ
    Правилаоформлениядокументов. Для оформлениядокументов существуют определенные правила ГОСТа, при нарушении которых документ будет считаться недействительным.
  • . документов и указать особенности их составления и оформления.
    Назвать виды организационных документов и указать особенности их составления и оформления.
    Инструктивный характер носят такие виды документов, как правила, регламенты и др.
  • Документоведение и делопроизводство — Инструкция по делопроизводству
    основные инстанции движения документов
    формы и методы регистрации; — правила индексации документов.
    правила подготовки дел к хранению; — требования к описанию и оформлениюдел
  • . материалы, регламентирующие работу с кадровойдокументацией
    Состав и виды кадровойдокументации. Документация по личному составу (кадрам, персоналу)
    Требования к оформлениюдокументов базируются на нормативно-правовой базе
    К ним относятся: штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка.
  • . Какой порядок оформления приложений к документу?
    Какой порядок оформления приложений к документу? Реквизит № 22 «Отметка о приложении» Написание – приложения дополняют, объясняют отдельные вопросы документа или документ в целом.
  • . и делопроизводство — Составление и оформление номенклатуры дел
    Составляется номенклатура дел на общем бланке организации по установленной форме (пример), которая приведена в Основныхправилах
    Во второй графе (заголовок дела, тома, части) указываются заголовки дел. По заголовку дела идет поиск необходимого документа.

найдено похожих страниц:10

Смотрите еще:

  • Очередь на земельный участок кызылорда Просмотр номера очереди на жилье из государственного жилищного фонда 30 календарных дней Как получить услугу онлайн Перейти по кнопке «Заказать услугу онлайн». Заполнить и отправить заявку (ЭЦП не требуется). В заявке указать регион ввести ИИН получателя услуги […]
  • Никак нельзя было не пойти «Студенческое прошлое никак не отпустит». Минчане рассказывают, почему почти 20 лет ходят в один и тот же ресторан Минчане не привыкли постоянно ходить в одно и то же место – возможно, потому что заведений с большой историей в столице практически нет. Но мы нашли […]
  • Требования к подготовке технического плана здания 583 Об утверждении формы технического плана помещения и требований к его подготовке — приказ Минэкономразвития РФ от 29.11.2010 г. №583 (с изм.) МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИПРИКАЗ от 29 ноября 2010 г. №583 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ФОРМЫ ТЕХНИЧЕСКОГО […]
  • Документы для открытия ип в рб Как открыть ИП в Беларуси: пошаговая инструкция Открыть ИП в Беларуси можно за 1 день. 80 % вопросов по регистрации и постановке на учет вы решите в исполнительном комитете по месту прописки. Где открыть ИП в Гродно:- Администрации Ленинского района г. Гродно по […]
  • Опекунство и жилплощадь Нормативы на жилплощадь при оформлении опеки Мы хотим взять ребенка с синдромом Дауна на воспитание в семью. В органах опеки (по нашему месту жительства) нам дали положительное заключение, но заметили, что у нас мала жилплощадь. Хотелось бы знать, существуют ли сейчас […]
  • Когда введен в действие уголовный кодекс российской федерации Когда введен в действие уголовный кодекс российской федерации Уголовный кодекс РФ от 13 июня 1996 г. N 63-ФЗ Кодекс введен в действие с 1 января 1997 г. Положения настоящего Кодекса о наказаниях в виде обязательных работ, ограничения свободы и ареста вводятся в […]
  • Купить земельный участок в клязьме ЗАГОРОДНАЯ НЕДВИЖИМОСТЬ ПО ЯРОСЛАВСКОМУ И ОСТАШКОВСКОМУ ШОССЕ Продажа коттеджа 550 кв.м. в коттеджном поселке Жостово Продается коттедж по Осташковскому шоссе в коттеджном поселке Жостово, 15 км от МКАД. Новый коттедж под ключ у "Большой воды". 550 кв.м. на участке […]
  • Судебный пристав мурадян В дорогомиловский районный отдел судебных приставов уфссп россии по г москве Начальник отдела — старший судебный пристав Мурадян Гаяне Олеговна Заместитель начальника отдела — заместитель старшего судебного пристава Попов Сергей Владимирович Межрайонный отдел судебных […]