Хранение документов тк рф

Оглавление:

Работодатель требует оставить на хранение документы: военный билет, ИНН, пенсионное свидетельство — законно ли это?

История далеко не единичная, несколько раз приходилось сталкиваться. При приёме на работу работодатель требует оставить военный билет (в некоторых случаях — ИНН, пенсионное). Иногда работодатель одновременно просит подписать бумагу о добровольной сдаче на хранение документов. Насколько всё это законно? Как привлечь работодателя к ответственности? И можно ли привлечь к ответственности, если позже документы удалось забрать?

Это не законно в соответствии со ст.65 ТК РФ, вы должны только предоставить эти документы, даже, если делают копии с этих документов, обязаны взять с вас письменное согласие на это.

А если, вы оставите оригиналы документов, то это может быть использовано против вас, в корыстных, преступных целях, когда работодатели оформляют на работников кредиты и т.д.

Да, привлечь работодателя к ответственности за это можно, даже, за то, что копии берет работодатель без письменного согласия работника. Вот вам такой пример.

Так, что подайте жалобу в прокурату и ГИТ. Только, нужно иметь доказательства, хотя бы запись на диктофон.

Заявление в инстанции можете подавать через Инет на сайт этих организаций (кроме суда), ответ в этом случае в течение 30 дней.

И еще, даже, если вы пишите документ, о том, что вы сдали добровольно документы, то это нарушение ст.65 ТК РФ, это незаконно и работодатель будет нести ответственность по ст.5.27 КоАП РФ.

Не важно, что пишет в заявление работник по требованию работодателя, что как только забеременеет уволиться, что не будет ходить в отпуск, что отказывается от выплаты компенсации за неиспользованный отпуск и т.д., но все это незаконно и это не принимают во внимание ни специалисты ГИТ, ни прокуратуры, это нарушение ТК РФ и работодатель несет ответственность за это.

Вывод:

1. Это незаконно, ответственность по ст.5.27 КоАПИ РФ;

2. Не сдавать, иначе, это обернется против вас;

3. Записать такое предложение на диктофон, чтобы было доказательство;

4. Если подписали заявление на согласие, то попросите расписку о том, что у вас эти документы приняли, либо копию этого заявления, чтобы было доказательство. А еще потому, что вы никогда не докажите, что эти документы сдали работодателю и он их принял, если они будут утрачены, т.к. хранить и забирать эти документы не должен;

5. Обращайтесь с заявлением в ГИТ и прокуратуру с просьбой привлечь работодателя к ответственности.

По закону вы можете сдать только один документ работодателю — трудовую книжку (Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек», Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»).

При чем, даже в соответствии со ст.66 ТК РФ работодатель ведет трудовые книжки на всех работников, которые работают у него больше 5 дней, т.е. по смыслу этой статьи, вы даже ТК можете сдать не сразу же в первый день работы.

Как хранить копии документов в личных делах работников в России

Условие, при котором хранить копии документов безопасно

Специалисты Федеральной службы по труду и занятости обращают внимание, что порядок ведения личного дела на законодательном уровне не установлен. В связи с этим чиновники предлагают ориентироваться на нормативные акты, регламентирующие отношения в сфере неприкосновенности частной жизни, а также сбора и хранения персональной информации.

В Роструде подчеркивают, что по Конституции запрещено собирать, хранить, использовать и распространять личные данные гражданина, только если он сам не дал согласие на обработку его личной информации. Аналогичные нормы содержатся и в Федеральном законе от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных». С учетом этого, если сотрудник дал согласие на хранение и обработку информации о себе, работодатель вправе хранить копии документов в деле работника, в частности, паспорта, СНИЛС, ИНН.

В то же время чиновники уточняют, что в ст. 86 ТК РФ обозначены цели, для которых работодателям разрешено использовать персональные данные сотрудников. Ими пользуются для:

  • обеспечения соблюдения законов и иных нормативных актов;
  • содействия в трудоустройстве;
  • предоставления образования и продвижения по службе;
  • обеспечения личной безопасности работников;
  • контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

Пояснение от нас

Список целей, для которых работодатели могут использовать персональные данные сотрудников, закрытый, и никак иначе пользоваться копиями нельзя. Например, ксерокс паспорта поможет заполнить личную карточку работника, может, еще пару документов, но потом он больше не нужен. Но во многих организациях хранят копии паспортов и иных документов по традиции, не представляя до конца, зачем они нужны. И даже после увольнения.

Теперь за хранение персональных данных сотрудника «просто так» штрафуют, и работодатели начали волноваться: что делать?

Если в организации такие документы действительно нужны, оговорите это в ЛНА, получите согласие на хранение, а затем будьте готовы объяснить проверяющим, для чего они используются.

Штрафы за несоблюдение закона

Можно ли хранить копии документов в личных делах подчиненных, вроде, чиновники ответили. Тем не менее, в судебной практике уже имеются случаи, когда наличие копий у работодателя судьи посчитали ненужным. В частности, в Постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 по делу № А53-10287/2013 заявлено, что для обработки персональных данных работников, принимаемых на работу, достаточно сверить сведения с оригиналами, и хранить копии паспортов не нужно.

Стоит вкладывать в дела работников копии их персональных документов или нет, решать вам. Напомним только, что за нарушение норм в области личных данных предусмотрено наказание по ст. 13.11 КоАП РФ. Так, за обработку личной информации в случаях, не прописанных законодательством, равно как и за обработку, несовместимую с установленными целями, должностных лиц могут оштрафовать на 5000-10 000 рублей, а организацию — на 30 000-50 000 рублей.

В свете разъяснений Роструда работодателей, возможно, смогут штрафовать согласно п. 2 ст. 13.11 КоАП РФ. По ней, за обработку информации без письменного согласия субъекта персональных данных штраф для должностных лиц повышается до 10 000-20 000 рублей, а для компаний — до 15 000-75 000 рублей.

Статья 87 ТК РФ. Хранение и использование персональных данных работников

Текущая редакция ст. 87 ТК РФ с комментариями и дополнениями на 2018 год

Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований настоящего Кодекса и иных федеральных законов .

Комментарий к статье 87 ТК РФ

1. Требования к хранению персональных данных предопределены целями их обработки. После достижения целей обработки персональных данных они подлежат уничтожению.

В соответствии с п.8.5 Кодекса практики МОТ по защите персональных данных персональные данные хранятся у работодателя до тех пор, пока это оправдано целями, для которых они собирались, кроме следующих случаев:
— работник желает оставаться в списке потенциальных соискателей работы в течение определенного периода времени;
— персональные данные хранятся по требованию законодательства;
— персональные данные запрашиваются работником и работодателем для осуществления процессуальных действий с целью предоставления доказательств по любому делу, связанному с существующими или бывшими трудовыми отношениями.

В отношении некоторых персональных данных требования об их хранении установлены в нормативном порядке. Конкретные сроки хранения персональных данных устанавливаются федеральными законами или договорами, стороной которых является субъект персональных данных. Например, в ст. 230 ТК РФ предусмотрено, что второй экземпляр акта о несчастном случае на производстве хранится в течение 45 лет работодателем.

Первичные учетные документы содержат персональные данные работников. Согласно ст. 29 ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Приказ Минкультуры РФ от 25 августа 2010 года N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» предусматривает срок хранения сведений о доходах физических лиц: расчетных листов на выдачу заработной платы — 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов и ведомостей — 75 лет (о применении данного документа см. решение Высшего Арбитражного Суда РФ от 6 сентября 2011 года N 7889/11).

Персональные данные также содержатся в документах, необходимых для исчисления и уплаты налогов. В соответствии с п.8 ст. 23 и пп.5 п.3 ст. 24 НК РФ налогоплательщики и налоговые агенты должны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов.

Если в нормативном порядке сроки хранения не определены, то согласно ст. 5 ФЗ «О персональных данных» хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить их субъекта не дольше, чем этого требует цели обработки персональных данных.

В связи с дополнением ТК РФ Федеральным законом от 5 апреля 2013 года N 60-ФЗ «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации» главой 49.1, регулирующей труд дистанционных работников, возникает вопрос о возможности хранения персональных данных в форме электронных документов. М.А.Борисов указывает, что в связи с тем, что создание электронного архива для хранения персональных данных работников не предусмотрено, то работодателям следует создавать в организации архив.

________________
Борисов М.А. Особенности защиты персональных данных в трудовых отношениях: Учебное пособие. М.: Книжный дом «ЛИБРОКОМ», 2013. С.73.

Требования к созданию архивов в организациях предусмотрены в Основных Правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года. В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться: архив управленческой документации; научно-технический архив; аудиовизуальный архив; архив документации на электронных носителях. Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.

Архив организации создается для обеспечения сохранности документов до их передачи в государственный архивный фонд. Это может быть как самостоятельное структурное подразделение, так и подразделение в составе службы документационного обеспечения (делопроизводства). Работодатель должен обеспечить архив помещением, оборудованием и укомплектовать кадрами.

В указанных Правилах работы архивов организаций предусмотрено, что архивы организаций осуществляют прием электронных документов, обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются электронные документы в составе фондов организаций — источников комплектования архивов. Все операции, осуществляемые с электронными документами при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности электронных документов.

До передачи электронных документов в архив организации необходимо осуществить подготовку, которая состоит в следующем:
— проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;
— запись электронных документов на машинные носители;
— проверка качества записи;
— описание электронного документа;
— проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу;
— подготовка комплекта сопроводительной документации.

Сопроводительная документация электронных документов содержит следующую информацию: название документа, дату его создания; характеристику содержания (аннотацию); электронный формат; физическую и логическую структуру (для баз данных, сайтов и т.п.); объем документа (для баз данных также — количество записей).

Следует обратить внимание, что данные Правила предусматривают требования к созданию архивов в организациях. То есть создавать их могут работодатели — юридические лица. В то же время в соответствии со ст. 13 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. Статья 17 данного закона обязывает обеспечить сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу (архивных документов, отражающих трудовые отношения работника с работодателем), государственные органы, органы местного самоуправления, юридических лиц, а также индивидуальных предпринимателей.

После истечения сроков хранения документов, содержащих персональные данные работников, они передаются работодателем на архивное хранение на срок 75 лет.

Отметим, что ФЗ «О персональных данных» не распространяется на отношения по организации, хранению и использованию документов Архивного фонда РФ в соответствии с законодательством об архивном деле.

Относительно хранения работодателем персональных данных уволенных работников в разъяснениях Роскомнадзора от 14 декабря 2012 года «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве» определено, что согласия уволенных работников на обработку их персональных данных не требуется в случаях, когда законодательством предусмотрены сроки хранения документов.

2. Использование персональных данных возможно только для достижения целей их обработки. Достижение целей обработки влечет прекращение использования персональных данных, которые в таком случае подлежат уничтожению или обезличиванию.

Обезличивание персональных данных понимается как действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.

Согласно ФЗ «О персональных данных» срок уничтожения персональных данных составляет тридцать дней с даты достижения целей обработки персональных данных. Иной срок уничтожения персональных данных может быть предусмотрен договором, стороной или выгодоприобретателем по которому является субъект персональных данных (например, трудовым договором).

В случае невозможности уничтожения в установленные сроки персональных данных оператор должен обеспечить их блокирование (временное прекращение их обработки) и уничтожение в срок не более чем шесть месяцев, если иной срок не установлен федеральным законом.

Так как комментируемый закон не предусматривает сроков уничтожения персональных данных, то действуют названные выше сроки. Исключение составляют случаи, когда требуется сохранение персональных данных работников.

Использование и хранение документов, содержащих персональные данные соискателей на должности в организации, после проведения соответствующих мероприятий по подбору персонала не допускается. Цель обработки персональных данных соискателей — трудоустройство к данному работодателю. Если соискатель получил отказ в приеме на работу, его персональные данные подлежат уничтожению. Срок уничтожения составляет 30 календарных дней. Более длительный срок предусмотрен для государственной гражданской службы, где срок хранения персональных данных соискателя составляет три года (Указ Президента РФ от 13 декабря 2012 года N 1653 «О федеральных кадровых резервах федеральных государственных органов, руководство деятельностью которых осуществляет Президент Российской Федерации»).

Российское законодательство не исключает возможность более длительного использования персональных данных соискателей на основании их письменного согласия. Поэтому соискатель на работу, а также бывший работник (например, уволенный по сокращению численности или штата) может дать письменное согласие на продолжение хранения и использования его персональных данных для последующего трудоустройства к данному работодателю.

Так как трудовым законодательством не предусмотрено ведение кадрового резерва, в разъяснениях Роскомнадзора от 14 декабря 2012 года указывается на необходимость ознакомления соискателя с условиями ведения кадрового резерва в организации, сроком хранения его персональных данных, а также порядком исключения из кадрового резерва. Исключение составляет ведение кадрового резерва по должностям государственной гражданской службы. Установленные правила могут быть использованы по аналогии при организации кадрового резерва у других работодателей.

Если в кадровом резерве находятся работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем, то соответствующие правила могут быть предусмотрены в их трудовых договорах.

Другой комментарий к ст. 87 ТК РФ

1. Порядок хранения персональных данных работника определяется работодателем самостоятельно либо с участием работников и их представителей.

Персональные данные работника хранятся в документированной форме, характер которой определяется работодателем. Стандартизированный перечень документации по учету труда и его оплаты утвержден Постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

2. Документы, содержащие информацию о конкретном работнике, соединяются в личном деле работника. Порядок его ведения и хранения устанавливается работодателем.

Требования по ведению личного дела государственного гражданского служащего предусмотрены ст. 42 Федерального закона от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». В личное дело государственного гражданского служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, с ее прохождением, увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа. Порядок ведения личного дела государственного гражданского служащего определяется Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утв. Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. N 609.

3. Документом, содержащим персональные данные работника о его трудовой деятельности и трудовом стаже, также является трудовая книжка. Подробнее о ведении трудовых книжек см. ст. 66 ТК и комментарий к ней.

4. Работу по хранению и использованию персональных данных работника осуществляют лица, состоящие с работодателем в трудовых отношениях (сотрудники кадровых, бухгалтерских и иных служб). Поэтому к числу мер по охране персональных данных относится и установление конкретных обязанностей этих работников по обеспечению конфиденциальности информации, относящейся к охраняемой законом тайне. Соответствующее условие должно быть включено в трудовой договор с работником, обрабатывающим персональные данные иных работников (ч. 4 ст. 57 ТК). Следует, однако, помнить, что на работодателя возлагается обязанность создавать условия, обеспечивающие исполнение работником своих должностных функций по защите охраняемой законом тайны. В частности, работодатель должен создать технические условия охраны персональных данных работников от их неправомерного использования (особый режим доступа в помещение, где хранится соответствующая информация, оборудование мест ее хранения, исключающее несанкционированный доступ к информации, и т.п.).

5. Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели их обработки, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом или трудовым договором и они подлежат уничтожению или обезличению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении (ст. 5 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных»).

Сроки хранения персональных данных работников определяются на основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558. В частности, личные дела руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания, хранятся постоянно, а иных работников — в течение 75 лет.

6. Использование работодателем персональных данных работника осуществляется исключительно в целях обеспечения соблюдения требований законодательства, обеспечения трудовых прав работника и его личной безопасности, ведения контроля количества и качества выполняемой работы, обеспечения сохранности имущества.

Консультации и комментарии юристов по ст 87 ТК РФ

Если у вас остались вопросы по статье 87 ТК РФ и вы хотите быть уверены в актуальности представленной информации, вы можете проконсультироваться у юристов нашего сайта.

Задать вопрос можно по телефону или на сайте. Первичные консультации проводятся бесплатно с 9:00 до 21:00 ежедневно по Московскому времени. Вопросы, полученные с 21:00 до 9:00, будут обработаны на следующий день.

Сроки хранения кадровых документов

srok_hraneniya.jpg

Похожие публикации

Для юридического оформления трудовых отношений между работодателем и нанятыми сотрудниками в организациях используются кадровые документы. Составление и ведение такой документации является обязанностью работодателя; исключением являются только некоторые локальные нормативные акты для микропредприятий, которые вправе их не составлять (ст. 309.2 ТК РФ). Что входит в состав кадровой документации? Какой срок хранения тех или иных документов установлен законодательством? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.

Нормативная база

Хранение и оформление кадровых документов в РФ регламентируется такими нормативными актами:

  • Трудовой кодекс РФ;
  • приложение к Постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1;
  • закон о персональных данных от 27.07.2006 г. №152;
  • приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 г №558 (в ред. от 16.02.2016 г.);
  • закон об архивном деле от 22.10.2004 г. №125-ФЗ;
  • Указ Президента РФ от 04.04.2016 №151;
  • Кодекс об административных правонарушениях (КоАП РФ).

Классификация кадровых документов

Основные виды кадровых документов можно разделить на две большие группы:

  • предназначенные для учета личного состава рабочего персонала;
  • связанные с управлением рабочим персоналом и организацией труда.

В зависимости от целевой принадлежности кадровая документация классифицируется следующим образом:

  • копии и оригиналы документов, предъявленных сотрудниками при приеме на работу (паспорта гражданина РФ, трудовой книжки, документов об образовании, справки об отсутствии судимости и т.д.);
  • документы, которые разрабатывает работодатель в связи с возникновением трудовых отношений (к ним относятся локально-нормативные акты и документы по кадровым функциям).

Помимо этого, документы кадрового учета различаются по типичным процедурам:

Существует и такая классификация кадровой документации:

  • обязательные документы (должны быть во всех организациях, нанимающих рабочий штат)
  • факультативные документы (принимаются работодателем по его усмотрению).

Обязательные кадровые документы в организации перечислены в ТК РФ. Также к ним относятся формы первичной документации по учету труда и его оплаты, разработанные Госкомстатом.

Хранение документов по кадрам

Многие кадровые документы содержат персональные данные сотрудников, поэтому для них должны быть созданы особые условия хранения. Ответственность за хранение кадровых документов несут инспекторы по кадрам, а если в организации отсутствует эта должность – тогда вся ответственность ложится на руководителя. Все бумаги имеют разную степень значимости и для каждой из них установлены отдельные сроки хранения.

Юридическим лицам следует разработать положения, касающиеся сохранности документов по личному составу, и обеспечить для этого надлежащие условия. Для этих целей рекомендуется создать архив кадровых документов, его компетенцию надо урегулировать соответствующим положением. При этом следует руководствоваться Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. об организации архивов предприятий. Документы, подшитые в дела, должны находиться в специально оборудованных помещениях с оптимальным температурным режимом и достаточным количеством мест для хранения.

Организации имеют право не создавать у себя архивы для хранения бумаг, а передавать их на хранение в госархивы. Если правила хранения документации будут нарушены – руководству фирмы грозит административная ответственность и штраф в размере 300-500 руб. (ст. 13.20 КоАП РФ).

Сроки хранения

Сколько хранятся кадровые документы? В ст. 21.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ указано, что сроки хранения архивных бумаг определяются перечнями документов, указанных в ст. 6 и 23 Закона №125-РФ, а также иными законами РФ.

В соответствии с новой редакцией ст. 22.1 Закона №125-ФЗ, сроки хранения документов будут зависеть от года, в котором они были составлены:

  • если до 1 января 2003 года − 75 лет;
  • если после 1 января 2003 года – 50 лет.

Указанные сроки не распространяются на документацию по личному составу, в отношении которой нормативными актами установлены иные сроки. При ликвидации субъекта экономической деятельности его документы по описи передаются правопреемнику, в государственный или муниципальный архив.

ИП и организации могут не хранить локальную документацию, составление которой не носит обязательный характер. К ней относятся различные положения (о персонале, о проведении аттестации, о структурных подразделениях).

Конкретные сроки хранения кадровых документов приведены далее:

  • приказы о приеме на работу, переводе, увольнению и пр. – 50 лет (75 – если они закончены делопроизводством до 01.01.2003 г.);
  • личные карточки и дела работников, трудовые договоры, штатное расписание – 50 (75) лет; по руководителям – постоянно;
  • табель учета рабочего времени – 50 (75) лет;
  • приказы о предоставлении ежегодных отпусков, направлении в командировки, взыскании с сотрудников – 5 лет;
  • материалы аттестации рабочих мест – 45 лет, при наличии вредных и опасных условий — постоянно;
  • правила трудового распорядка – 1 год;
  • график отпусков – 1 год;
  • документы (справки, ведомости, расчеты, списки) о высвобождении рабочих мест, о переводе работников на сокращенный рабочий день, о решении трудовых споров – 5 лет;
  • документы об учете рабочего времени – 3 года;
  • должностные инструкции типовые – 50 (75) лет;
  • экземпляр трудового договора – 50 (75) лет;
  • бумаги, подтверждающие получение сотрудником образования за счет компании – 4 года;
  • договор о полной материальной ответственности – 5 лет;
  • книга учета приказов о приеме персонала на работу и увольнении – 50 (75) лет.

Полный перечень сроков хранения приведен в Приказе Минкультуры РФ от 25.08.2010 г № 558.

Кадровая документация ИП

Кадровый документооборот индивидуального предпринимателя, нанимающего штат работников, практически ничем не отличается от документооборота организаций. Исключение составляют ИП, относящиеся к микропредприятиям. 3 июля 2016 года был принят закон № 348-ФЗ, дополнивший ТК РФ новой главой 48.1, в соответствии с которой, с 2017 года микропредприятия освобождаются от обязательной разработки внутренних нормативных актов, касающихся трудовых отношений – положений об оплате труда и премировании, правил трудового распорядка, графиков сменности и т.п. При найме работников достаточно заключать с ними договор, в котором будут прописаны все условия труда, оплаты и гарантии, обычно включаемые в локальные документы.

Рассмотрим, какие кадровые документы должны быть у ИП, ведущих деятельность на общих условиях. При оформлении сотрудников на работу им необходимо составлять:

  • договор в двух экземплярах;
  • приказ о приеме на работу;
  • должностную инструкцию;
  • штатное расписание;
  • правила внутреннего распорядка;
  • график отпусков;
  • личные карточки рабочего персонала.

ИП обязательно должен вести табель рабочего времени по каждому нанятому работнику. Образец его заполнения можно найти здесь.

Хранение копий документов, содержащих персональные данные

Сотрудник на предприятии я новый, личные дела никто по акту приемки-передачи не передавал.

В личных делах с 2004 года хранятся и пополняются документы с персональными данными: копии паспорта, св-ва о рождении, о браке и прочее.

Вопрос: можно ли оставить эти документы в личных делах, НО подстраховать себя Согласием на обработку персональных данных такими пунктами как «биометрические данные» и «хранение копий документов, содержащих персональные данные в соответствии с установленным законом способом»

Вчера давала вот такую консультацию:

/problem/29354 Должен ли работодатель при увольнении работника выдать ему оригинал удостоверения о повышении квалификации?

Если у работодателя документы, содержащие персональные данные хранятся без письменного согласия работников, то это нарушение ст.65, Главы 14 ТК РФ, закона о персональных данных.

И да, возьмите именно письменное согласие, где работник разрешает хранить в личном деле документы, которые содержат его персональные данные, и чтобы каждый документ был перечислен и указано — копия или оригинал, но вообще, именно копии, оригиналы это только ТК и медкнижка.

Но, ваше Согласие это на обработку персональных данных, но я не увидела, что там указано, что именно копии с документов будут храниться в личном деле, и нет перечня этих документов, есть только перечень сведения, а это разное.

Ваше Согласие на обработку, это можно сделать, когда работник предъявил документ, с него данные списали и дальше уже обрабатывают.

А хранить документы это совсем другое, это именно хранение документов, копий документов, ст.65 ТК РФ предполагается только предъявление документов, но копии с документов только с письменного разрешения работника.

И я как работник, например, даю разрешение сделать копии с моих документов, но запрещаю работодателям иметь в личном деле копию с моего паспорта.

Вот и вам нужно по каждому документу получить разрешение на то, чтобы документы перечень конкретный хранился в личном деле у работодателя.

А еще, чтобы было указано на период работы, и что должно быть после увольнения, т.к. после увольнения работник может затребовать, чтобы его копии документов были уничтожены.

Нормативы и регламент ведения, хранения и учета трудовых книжек

Трудовая книжка работника – важнейший документ, отражающий основные факты его трудовой биографии.

Требуется при устройстве на работу в качестве визитной карточки и демонстрации его трудового опыта, востребованности работодателем и дисциплинированности.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 288-16-73 . Это быстро и бесплатно !

По окончании трудового периода жизни – сыграет самую значимую роль. При посредстве ТК назначается трудовая пенсия, а её размер устанавливается в соответствии со сведениями, указанными в книжке.

Представляется естественным вменение высоких требований, связанных с условиями ведения, хранения и учёта этих важнейших документов.

Порядок ведения и хранения трудовых книжек падает на ответственные лица. Трудовая книжка ответственность работодателя, который обязан вести трудовые книжки на работников проработавших в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной.

После оформления работника в соответствующей должности, работодатель заполняет ТК, внося в неё основные сведения:

  • дату принятия на работу;
  • должность;
  • наименование организации;
  • соответствующий приказ.

Эта традиция ведения трудового делопроизводства сложилась на заре формирования Советского государства, не утрачивая актуальности, по сей день.

Трудовые книжки ведутся на всех работников работающих в учреждении, если работа является официальной.

Принятый Трудовой кодекс РФ осуществил переход права пользования советскими документами в новых условиях государственности, постепенно и поэтапно модернизируя регистрацию работников и их миграцию в пределах РФ.

В настоящее время на одном отрезке трудовой истории уживаются трудящиеся трёх поколений. Это ознаменовано наличием единого нормативного пространства, где учтены следующие виды ТК:

  • 2004 г. выпуска;
  • 1973 г. выпуска;
  • 1938 г. выпуска.

При этом документы унифицированы независимо от источника происхождения, которым полноправно может являться другое государство, которое раньше входило в состав Союза в качестве союзной республики.

По существующим нормативам, записи, внесённые в сведения о работе до распада союза и введение Трудового кодекса РФ, являются актуальными как для определения квалификации сотрудника и его профессионального опыта, так и для учёта трудового стажа.

Ответственные лица

Трудовые книжки в организации (на предприятии) ведутся специальным отделом, отвечающим за кадровую работу или уполномоченным лицом.

Отдел кадров обязательно имеется на крупных предприятиях. Несколько специалистов, ведущих кадровое делопроизводство, разделены по зонам ответственности.

  • по секторам номенклатурного делопроизводства, где специалист отвечает за ведение определённых операций;
  • по подразделениям, закреплённым за ответственным специалистом.

В средних и небольших организациях с числом сотрудников менее 100 человек, подобный отдел может отсутствовать. Выполнение работ делегируется одному из административных или иных уполномоченных сотрудников:

  • при освобождении от иных видов работ;
  • без такового.

Организации с числом сотрудников менее 30 могут не иметь освобождённого специалиста по кадрам. Обычно работа с трудовыми записями вменяется секретарю делопроизводителю, а при его отсутствии – ответственность на себя принимает руководитель организации. Часто кадровая работа производится сотрудниками бухгалтерии.

Процедура правильного хранения

Основным правилом хранения является процедура контроля, за сохранностью кадровых документов.

Трудовые книжки по общему положению, установленному Трудовым кодексом в статье 66, должны храниться у работодателя на всём протяжении трудовой деятельности лица. В день увольнения работодатель или ответственное лицо выдаёт её на руки, под роспись.

Она заводится на работника принятого по основному трудовому договору не позднее, чем через 5 рабочих дней, руководствуясь частью 4 статьи 66 ТК РФ.

После заполнения сведений о приёме на работу, документы регистрируются в соответствующих этому, журналах учёта. После регистрации документация раскладывается по отведённым местам.

Организация места для хранения

Где должны храниться трудовые книжки работников и как хранить трудовые книжки?

Условия хранения трудовых книжек регламентировано Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках».

Оно определяет, что данный документ относится к статусу документации, подлежащей строжайшему учёту и контролю. На этом основании место хранения должно обеспечиваться надлежащей максимальной защитой.

Практически каждый работодатель понимает, что отсутствие прямых указаний не отменяет перестраховки хранения трудовых книжек в сейфе или несгораемом шкафу особой прочности. В чрезвычайных ситуациях с него востребуется отчёт по принятым мерам безопасности.

Места для хранения бланков ТК

Вновь прибывшие сотрудники обеспечиваются трудовой книжкой после оформления на работу. Она заводится непосредственно на предприятии, на новом, чистом, ранее не использованном бланке.

Бланк ТК – основа книжки сотрудника, который, однако, не имеет аналогичной ценности. Соответственно его хранение не связано с определёнными условиями.

Где хранятся чистые бланки трудовых книжек? Храниться бланки могут в месте, предусмотренном сотрудником кадровой службы или непосредственно руководителем.

Если бланки подвергнутся порче – организация понесёт незначительный материальный ущерб, ограниченный приобретением новых экземпляров.

Тем не менее, добросовестный сотрудник обязан хранить их в чистоте и не оставлять в доступном месте, стараясь ограничить их от возможности хищения.

Не надлежащее хранение бланков может спровоцировать преступный умысел у морально неблагонадёжных лиц. Хотя во многих регионах бланки ТК находятся в свободной продаже.

Испорченные бланки списываются специальным актом и уничтожаются.

Процесс ведения

Как вести трудовую книжку? Трудовая книжка становится объектом деятельности кадровых специалистов после приёма сотрудника на постоянную работу и заключения с ним трудового договора.

Так как принятие лица на должность осуществляется приказом – соответствующий приказ сыграет важную роль в работе с этим документом.

В целом процесс ведения основан на положениях статьи 66 ТК РФ, он заключается:

  • во внесении соответствующих записей, отражающих движение сотрудника по карьерной лестнице в пределах организации;
  • во внесении записей о поощрениях или дисциплинарных взысканиях на основании статьи 191 ТК РФ.;
  • в надлежащем хранении и выдаче;
  • в ответственности за передачу сотруднику после его увольнения.

После внесения сведений о приёме на работу, документ убирается на хранение в сейф или иное место, которое должно составлять профессиональную тайну кадровой службы и не подлежать разглашению.

При внесении новой записи, он изымается на время оформления сведений и возвращается на место. При увольнении сотрудника, книжка возвращается владельцу под роспись, при условии регистрации выдачи.

Вносимые записи соответствуют требованиям установленных Правил (№ 225) и нормативных инструкций, в соответствии с чем, они:

  1. Записываются шаблонными, унифицированными формулировками.
  2. Вносятся без помарок и ошибок, соответствуют формулировкам приказа.
  3. Опираются на основания статей ТК РФ.
  4. Если работник делает первую запись в ТК, на титульном листе он ставит свою подпись.

Обратите внимание, что подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, должна быть разборчивой, а именно должно быть указано:

  • наименование должности лица, подписавшего документ;
  • личная подпись;
  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Статья 66 ТК РФ. Трудовая книжка. Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Часть шестая утратила силу.

Право сотрудника на ведение ТК

Кто ведет трудовые книжки на каждого работника? Если в организации существует отдел по работе с персоналом (отдел кадров), сотрудники определяются в соответствии с должностными инструкциями, прописанными для определённых должностей. Как правило, в этом случае доступ к документам имеет начальник отдела и лица, по его распоряжению.

Если такой отдел отсутствует, лицо, ответственное за ведение делопроизводства ТК, назначается приказом директора (руководителя). Имеющиеся книжки сотрудников передаются ему актом. В маленьких организациях руководитель ведёт записи лично.

Ответственность

После принятия трудовой книжки от сотрудника, ответственность за её заполнение и хранение возлагается не только на сотрудника кадрового отдела, но и на руководителя, который обязан контролировать процесс ведения делопроизводства этих важнейших документов.

Ответственность снимается после того как:

  1. Уволившийся сотрудник забрал свою книжку под роспись.
  2. ТК была выслана ему почтой или передана через доверенное лицо по нотариально удостоверенной доверенности.
  3. Было отправлено заказное письмо, уведомляющее его о необходимости забрать документ.
  4. Был составлен акт об отказе её получения.

Не выданный вовремя документ – правонарушение, за которое может вменяться ответственность в соответствии со статьёй 232 ТК РФ.

По требованию выдача должна быть осуществлена в последний день работы. В иных случаях – не позднее 3 дней по её завершении.

Приказ о назначении лица, ответственного за ТК

При отсутствии специалиста кадровой службы или менеджера по работе с персоналом, руководитель имеет право:

  1. Принять производство ТК под свою ответственность.
  2. Делегировать ответственность за их ведение и хранение одному из сотрудников по своему усмотрению.

Избранный руководителем сотрудник назначается приказом. В приказе указывается фамилия, имя и отчество лица, его должность.

Копия приказа подписывается сотрудником в том, что с приказом он ознакомлен. Далее приказ регистрируется в книге приказов на общих основаниях. С назначенной в приказе даты, постановление об ответственности за ведение и хранение ТК вступает в силу.

Скачать образец приказ об ответственном за ведение трудовых книжек можно ниже.
Скачать образец (бланк) приказа о назначение ответственного за ведение трудовых книжек.

Назначение

При назначении ответственного лица определяются условия, на которых сотрудником принимаются полномочия.

  • освобождать его от других видов работ;
  • предоставлять определённую компенсацию;
  • устанавливать доплату;
  • осуществляться наряду с основной деятельностью без предусмотренной компенсации или доплат.

При назначении руководитель просматривает штатное расписание и выбирает подходящую кандидатуру. Уместно сориентироваться и на известное своей ответственностью лицо.

После предварительной беседы и получения согласия со стороны работника, составляется приказ о передаче ему обозначенных полномочий.

Приступить к исполнению обязанности он может после проведения с ним инструктажа (под роспись), а также – после его обучения работе с персональными данными.

Перечень потенциальных уполномоченных на данный вид работы составляют:

  • бухгалтера;
  • секретари делопроизводители;
  • личные секретари;
  • офис менеджеры;
  • иные сотрудники.

Смена ответственного

Смена уполномоченного, независимо от причин осуществляется приказом. Руководитель издаёт приказ:

  • об освобождении ответственного лица;
  • о назначении ответственного лица.

Освобождение уполномоченного и назначение нового, может осуществляться одним приказом или двумя разными. Ситуация зависит от одновременности назначения или от наличия временного отрезка между назначениями.

При смене уполномоченного, его также необходимо проинструктировать об основных положениях проведения процедуры ведения и хранения ТК.

Акт приёма-передачи ответственности

При назначении или смене ответственного лица, право распоряжения трудовыми книжками переходит к нему только после их принятия специальным актом.

Акт составляется на основании приказа о принятии данных полномочий, при создании комиссии из незаинтересованных лиц.

Акт устанавливает дату проведения передачи ответственности и определяет число членов комиссии с указанием:

  • их должности;
  • фамилии и инициалов.

Далее даётся полный перечень книжек сотрудников, с указанием фамилии, инициалов и должности каждого из владельцев ТК.

Если документов много, их необходимо классифицировать по подразделениям, где работают сотрудники, а внутри располагать в алфавитном порядке.

Акт составляется на основании имеющихся в наличии книжек.

Те, которые находятся на руках у сотрудников и оформлены надлежащим образом, передаются отдельно в конце списка, с наименованием имеющегося в наличии заместительного документа.

После составления документ подписывается членами комиссии, а лицо, передающее полномочия освобождается от ответственности.

Хранение и выдача ТК работникам филиала

Трудовые книжки филиала находятся на хранении в центральном офисе, где производится их заполнение. После приёма на работу сотрудника филиала, его книжка передаётся в кадровую службу (руководителю) офиса, а при увольнении – возвращается владельцу.

Основные нюансы, связанные с хранением ТК сотрудников филиала связаны:

  • с их транспортировкой;
  • со сроками выдачи;
  • с условиями временного хранения в филиале.

В филиале, где не предусмотрено хранение книжек, не создаются особые условия для их размещения, что не предоставляет гарантии их абсолютной сохранности.

Однако если центральный офис расположен за пределами населённого пункта с расположением филиала, необходимо хранение документа в условиях филиала до момента его отправки.

В этих условиях, а также – в ситуации транспортировки этот документ подвергается определённому риску.

Естественно, в таких случаях не просто вернуть работнику ТК после увольнения в положенные сроки, что может спровоцировать его претензии.

Срок хранения

В соответствии со статьёй 66 ТК РФ, срок хранения трудовых книжек на предприятии соответствует сроку работы этого сотрудника. После его увольнения она должна быть выдана незамедлительно.

В случае если документ не забран владельцем после его увольнения, после проведения предупреждающих процедур о необходимости забрать принадлежащую ему книжку, она выкладывается отдельно от других.

Если в течение трёх месяцев владелец ТК не явился, документ оформляется особым образом:

  • в него вносится запись об отсутствии владельца и его неявки за документом;
  • в карточку личного учёта и журнал регистрации выдачи ТК вносится аналогичная запись;
  • в личное дело уволенного работника вкладываются документы, свидетельствующие о проведении процедуры предупреждения о необходимости забрать документ.

После этого она приобретает статус невостребованной трудовой книжки. Она хранится в том же несгораемом шкафу или сейфе, что и другие документы, но в отдельной пачке. Срок хранения невостребованных трудовых книжек составляет, в соответствии с инструкцией, 2 года.

Заключение

Как показывает практика – работа с трудовыми книжками на предприятии требует повышенного внимания и ответственности уполномоченных лиц.

Малейшая ошибка или недочёт привлекут серьёзные правовые последствия для обеих сторон. Соответственно вся деятельность должна опираться на Правила и инструкции федерального, муниципального и локального характера.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 288-16-73 (Москва)
+7 (812) 317-60-08 (Санкт-Петербург)

Смотрите еще:

  • Брачное законодательство франции Пенсия в Испании. Пенсионное и Страховое обеспечение в Испании. Пенсия в Испании Пенсионное и Страховое обеспечение Основные виды государственной пенсии, которая выплачивается в Испании, это пенсии по старости, по инвалидности и в связи с потерей кормильца. Есть […]
  • Юрист 2005 Нормы права Курсовая работа по теории государства и права Оглавление Введение. 3 1. Понятие и сущность правовой нормы. 5 1.1. Понятие нормы права. 5 1.2. Поощрительная роль правовых норм. 8 2. Структура и виды правовых норм. 15 2.1. Структура нормы права. 15 2.2. Виды […]
  • Статья 6 воде Статья 6.5 КоАП РФ. Нарушение санитарно-эпидемиологических требований к питьевой воде (действующая редакция) Нарушение санитарно-эпидемиологических требований к питьевой воде, а также к питьевому и хозяйственно-бытовому водоснабжению - влечет наложение […]
  • Банк втб залог Банк втб залог На квартиру от 65 м 2 Мультикарта ВТБ С 1 июля 2018 г. ещё удобнее и выгоднее! Доход до 6% на остаток до 300 000 руб. Бесплатное обслуживание и переводы с карты на карту при тратах от 5 000 руб./мес. Автокредитование Cтавка от 8,9% […]
  • На госслужбе до скольки лет можно работать На госслужбе до скольки лет можно работать Я являюсь государственным служащим. В 2007 г. у меня был заключен контракт на неопределенный срок. Тогда предельный возраст нахождения на госслужбе составлял 65 лет. По новому законодательству о госслужбе, которое вступило в […]
  • Ст61 65 гк рф Статья 61. Ликвидация юридического лица 1. Ликвидация юридического лица влечет его прекращение без перехода в порядке универсального правопреемства его прав и обязанностей к другим лицам. 2. Юридическое лицо ликвидируется по решению его учредителей (участников) или […]
  • Комментарии к ст 224 гпк рф Статья 224. Порядок вынесения определений суда 1. Судебные постановления суда первой инстанции, которыми дело не разрешается по существу, выносятся в форме определений суда. Определения суда выносятся в совещательной комнате в порядке, предусмотренном частью первой […]
  • Гражданский кодекс создание юридического лица Статья 65 ГК РФ. Несостоятельность (банкротство) юридического лица 1. Юридическое лицо, за исключением казенного предприятия, учреждения, политической партии и религиозной организации, по решению суда может быть признано несостоятельным (банкротом). Государственная […]